Mit Ende Februar wurde von der österreichischen Regierung beschlossen, dass der Karfreitag in Zukunft für niemanden mehr ein Feiertag ist.
Was Sie bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt beachten müssen
In den letzten Wochen wurde unser Supportteam verstärkt mit Kundenanfragen betreffend der richtigen Vorgehensweise bei einer Überprüfung der Registrierkasse durch das Finanzamt kontaktiert. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle auf die wichtigsten Punkte im UNTERNEHMER hinweisen, die bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt relevant sein können.
Als Anwender unserer Registrierkassensoftware treten Sie einer Kassennachschau durch das Finanzamt gelassen und entspannt gegenüber. Mit nur wenigen Mausklicks erstellen Sie alle für den Finanzprüfer relevanten Daten. In den meisten Fällen wird der Finanzprüfer von Ihnen einen Nullbeleg und einen Export der Datenerfassungsprotokolle Ihrer Registrierkassen verlangen.
Wichtig: Die unten beschriebenen Funktionen setzen eine aktuelle Version des Programms „UNTERNEHMER“ voraus. Halten Sie Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand.
- Nullbeleg erstellen
Ein Nullbeleg ist eine Art „Kontrollbeleg“. Der Finanzprüfer kann mit diesem Beleg in Verbindung mit einer Prüf-App (ähnlich der Belegcheck-App des Finanzministeriums) die Gültigkeit der Signatureinheit gleich vor Ort überprüfen. Um einen solchen Nullbeleg zu erstellen, öffnen Sie im UNTERNEHMER die Datensatzliste „Datenerfassungsprotokolle“. Dazu geben Sie auf der Navigatorseite in das Eingabefeld „Menü durchsuchen“ den Suchbegriff „Datenerfassungsprotokolle“ ein und bestätigen mit der Eingabetaste. Hier markieren Sie das gewünschte Datenerfassungsprotokoll und klicken anschließend in der Menüleiste auf den Menüpunkt „Aktionen / Eintrag im Datenerfassungsprotokoll erzeugen“. Im Einstellungsdialog wählen Sie in der Zeile „Typ“ den Eintrag „Nullbeleg“ aus und klicken anschließend rechts auf „Eintrag im Datenerfassungsprotokoll erzeugen“.
Ihr Drucker sollte anschließend einen Beleg mit dem Titel „Nullbeleg“ ausdrucken, dem Sie dem Finanzprüfer übergeben können. - Datenerfassungsprotokoll exportieren
Im Datenerfassungsprotokoll (kurz: „DEP“) ist unter anderem gespeichert, ob die verwendeten Signaturen gültig sind, die Barbelege korrekt miteinander verknüpft sind, der Umsatzzähler richtig funktioniert und alle Start-, Monats- und Jahresbelege vorliegen. Um das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren, öffnen Sie wie in Punkt 1 beschrieben die Datensatzliste „Datenerfassungsprotokolle“. Hier markieren Sie das gewünschte Datenerfassungsprotokoll und klicken anschließend in der Menüleiste auf dem Menüpunkt „Aktionen / Datenerfassungsprotokoll exportieren“. Im Einstellungsdialog geben Sie den gewünschten Exportpfad an und klicken anschließend rechts auf „Datenerfassungsprotokoll exportieren“. Danach wird das Datenerfassungsprotokoll der verknüpften Registrierkasse erstellt und exportiert.
Die erstellten JSON-Dateien können Sie anschließend dem Finanzprüfer übergeben.
Sollten Sie mehrere Datenerfassungsprotokolle verwenden, sind diese Vorgänge für jedes Datenerfassungsprotokoll zu wiederholen. Dies wäre beispielswiese der Fall, wenn mehrere Signatureinheiten eingesetzt werden. Sollten im Zuge einer Kassennachschau weitere programmtechnische Fragen auftauchen, zögern Sie nicht unseren Support zu kontaktieren. Außerhalb der Geschäftszeiten können Sie uns auch eine Supportanfrage mailen. Bei steuerrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Reibungsloses Bestellwesen und Buchhaltung sind das Rückgrat jedes expandierenden Unternehmens. So fand der steirische Infrarot-Spezialist Redwell die passende Software.
Infrarot-Heizungen, die nicht nur heizen, sondern auch wohlige Wärme verstrahlen, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Davon profitiert auch das österreichische Unternehmen Redwell aus dem Südburgenland. Das aus der sprichwörtlichen Garage kommende mittelständische Unternehmen ist mittlerweile mit 90 Vertriebspartnern in 24 Ländern vertreten.
Damit mit Bestellwesen und Buchhaltung alles klappt, ist eine leistungsfähige ERP-Software („Enterprise-Resource-Planning“) nötig, die sich den Unternehmensgegebenheiten flexibel anpasst. Das Produkt, das schließlich ausgewählt wurde, wächst mit den Anforderungen eines aufstrebenden Unternehmens mit – und kann auch heute noch nahtlos eingesetzt werden.
Vom Import zum eigenen Produkt
Wir haben zunächst russische Infrarot-Heizelemente für die Bautrocknung importiert. Im Jahr 2000, nach der Einstellung der dortigen Produktion, haben wir begonnen, unser eigenes System zu entwickeln. Seit 2002 bauen wir das in Serie. Wir sind ins steirische Hartberg umgezogen, stetig gewachsen und rasch in den Export gegangen. Unsere IT lassen wir seither von einem lokalen Dienstleister betreuen. Der kümmert sich um unsere Computer, wartet die Server und berät uns bei Neuanschaffungen, vor allem auch in Sachen benötigter Programme.
Als es darum ging, die Auftragsabwicklung und das Rechnungswesen zu optimieren, hat er uns auf die Firma Schweighofer aufmerksam gemacht. Die hatten damals ein Fakturierungsprogramm namens Win1A-FAKT, das genau auf Freiberufler beziehungsweise Klein- und Mittelbetriebe zugeschnitten war. Die Konkurrenzprodukte großer Softwarehäuser waren damals für uns wegen unserer geringen Größe eher uninteressant – die Investition wäre vergleichsweise hoch gewesen. In der Jahresgebühr von Win1A-Fakt – die bei Einspielung immer auch das neueste Update berücksichtigt – sind fünf Arbeitsplätze inkludiert, wir haben mittlerweile noch eine zusätzliche Lizenz erworben.
Maßgeschneidert für Klein- und Mittelbetriebe
Wir haben unsere Entscheidung nicht bereut. Schweighofer kennt die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und kümmert sich persönlich um deren Lösung. Die Firma hat uns bei der Einrichtung der individuellen Arbeitsplätze unterstützt, jeder Nutzer hat die Möglichkeit, das Menü nach seinen Vorlieben zu konfigurieren, also etwa Kunden nach seinen Vorgaben nach bestimmten Kriterien, wie Größe oder Standort, zu ordnen.
Allerdings sind wir dank unseres Wachstums irgendwann dann doch an den Grenzen dieses Programms angelangt. Zwar lief das Rechnungswesen völlig problemlos, was uns aber abging, war die digitale Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung bis zur Steuererklärung. Ab einem gewissen Auftragsvolumen ist es einfach zu zeitaufwändig, alle Posten manuell in die jeweiligen Listen zu übertragen: Immerhin verzeichnen wir mittlerweile einen Umsatz von fast fünf Millionen Euro.
Fakturierung inklusive Buchhaltung
Vor zwei Jahren haben wir dann zur nächsthöheren Schweighofer-Software gewechselt, den UNTERNEHMER. Diese vereinfacht nicht nur Bestellung und Rechnungslegung, sondern inkludiert auch noch die Buchhaltung: Am Ende erhalten wir einen Datensatz, der direkt zum Steuerberater geht.
Wir haben uns natürlich auch in dieser Phase eine Reihe von Konkurrenzprodukten angeschaut, auch von namhaften Herstellern wie etwa SAP, doch im Endeffekt hat sich der UNTERNEHMER für unsere Unternehmensgröße als ideal erwiesen. Nicht nur wegen des Programms, auch wegen der guten Partnerschaft mit dem Hersteller. Die sind immer zu erreichen und es gibt einen persönlichen Kontakt zum jeweiligen Techniker. Hat man ein Problem, hängt man nicht ewig in einer Warteschleife, nur um dann von einem Mitarbeiter betreut zu werden, der womöglich gar nicht genau weiß, mit wem er es zu tun hat.
Remote Wartung und gute Usability
Die Installation des neuen Programms wurde von Herrn Schweighofer persönlich vorgenommen. Dazu musste er nicht ins Haus kommen, sondern ist einfach von seinem Rechner aus in unser System eingestiegen. Und während wir uns hier in Hartberg oder in der Zentrale im Südburgenland mit dem neuen Programm vertraut machten, erklärte er uns jedes Detail telefonisch.
Was uns besonders gefällt, ist die neue, sehr intuitiv zu bedienende Oberfläche – welche im Laufe der Zeit immer weiter verbessert wurde und sich perfekt in den Stil von Windows 10 einfügt. Es gibt mittlerweile natürlich eine Menge Programme, die die Betriebsorganisation – vom Auftragseingang über die Fakturierung bis zur Buchhaltung – vereinfachen, aber wir kennen keines, das mit unserem Betrieb so gut harmoniert. Im neuen System kann man jeden Datensatz exportieren, es ist mit allen von uns verwendeten Programmen wie Microsoft Office oder Photoshop kompatibel.
Hohe Zeitersparnis
Dank der aktuellen Version des UNTERNEHMER ersparen wir uns eine Menge Zeit, nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch bei der Buchhaltung – in Summe etwa einen halben Tag für die manuelle Aufbereitung. Am Ende des Monats bekommt unser Steuerberater eine detaillierte Datei, die er in sein System einspielen kann.
Was das Programm so perfekt für einen Betrieb wie den unseren macht, ist wohl, dass der Chef persönlich sich regelmäßig Feedback von seinen Kunden holt und deren Erfahrungen in seine Weiterentwicklung einfließen lässt. So ist dann auch sichergestellt, dass er die richtige Lösung für ein Problem hat, sobald es uns auffällt. Dann rufen wir schnell an, er schaut in unser System und behebt es. Und zwar ohne penibel auf jede Minute zu schauen, die er dafür aufwendet. So selbstverständlich ist das nicht überall!
